Eigenbeleg Vorlagen für die Vervollständigung der Finanzbuchhaltung

Laden Sie unsere Eigenbeleg Vorlage und kreieren Sie selber einen Quittungsbeleg. Das Eigenbeleg Muster steht als Word-Formular bereit & kann nach dem Herunterladen augenblicklich ausgefüllt werden. Die Vorlage dürfen Sie sowohl händisch als auch am Computer ausfüllen.

Sie verfügen über keinen Ausgabennachweis mehr oder haben keinerlei Quittung gekriegt? Kein Problem! Machen Sie Ihre Rechnungsführung dank unserer gratis Vorlage erneut vollständig.

Im Weiteren erfahren Sie wie es funktioniert.

Eigenbeleg Vorlage gewissenhaft ausfüllen

Im Steuerbereich gilt der Leitsatz „Keinerlei Buchung ohne Ausgabennachweis“. Der Eigenbeleg darf nur dann ausgestellt werden, sofern eine bestimmte Rechnung nicht mehr existent oder unbrauchbar ist. Damit der eigene Beleg von den Steuerbehörden akzeptiert werden kann, muss ebendieser im Rahmen einer betrieblichen Ausgabe erstellt worden sein.

Essentiell bei dem eigens erstellten Quittungsbeleg ist die Aufführung aller relevanten Daten über die Betriebsausgabe, so wie jene üblicherweise auch auf dem originalen Ausgabennachweis zu finden wären. Der Ersatzbeleg sollte demzufolge plausibel und von der Höhe der Ausgabe her glaubhaft sein. Auf dem Eigenbeleg sind daher immer der Vor- und Nachname & die Anschrift des Empfängers, der Anlass für die Ausgabe, der Rechnungsbetrag, der Grund für das Erstellen des Ersatzbelegs, das Zahlungsdatum und die Signatur des Zahlungsempfängers anzugeben.

Dabei sollte Ihr Eigenbeleg immer eine Ausnahme bleiben. Zahlreiche oder zu häufig erstellte Ersatzbelege sind im Falle einer möglichen Steuerprüfung meistens nicht glaubhaft.

Der eigens erstellte Beleg als Ersatzbeleg

Existiert für eine geschäftliche Aufwendung kein Beleg & ist die nachträgliche Beschaffung der Fremdbelege oder auch einer Durchschrift der Rechnung nicht denkbar oder zu mühsam, so darf der Unternehmer oder sein Angestellter einen Ersatzbeleg erstellen. Auf jenem platziert dieser die nötigsten Infos zum Geschäftlichen Vorfall.

Der Ersatzbeleg dient in der Fibu als Basis für die Verbuchung des Vorfalls. Kostenlose Muster und Vorlagen helfen beim Ausstellen dieser Ersatzbelege. Die Kosten müssen logischerweise betrieblich veranlasst sein, um als Betriebsausgaben zu fungieren. Die gezahlte MwSt. kann der Selbstständiger keinesfalls als Vorsteuer abziehen, wenn dieser den Geschäftsvorfall alleinig mit einem Eigenbeleg nachweist. Jedoch zählt demzufolge auch der komplette Gesamtbetrag als Betriebsausgabe.

Abgesehen von den Vorfällen, wo ein Ersatzbeleg den Originalbeleg ersetzen soll, gibt es in einem Betrieb auch Geschäftsvorfälle, bei denen es zur Erstellung von Eigenbelegen überhaupt keine Alternativlösung gibt, zum Beispiel im Falle von Privatentnahmen und -Einzahlungen von Knete oder Sachgegenständen. Kostenlose Vorlagen oder Muster assistieren beim Anfertigen von eigenen Belegen. Gleichermaßen bieten wir ein Online-Tool für diesen Vorgang an, welches auch gratis bereit steht.

Eigenbeleg nur für Kleinbeträge ausstellen

Ersatzbelege für kleine Beträge bis zu einer Höhe von 150 EUR im Gesamten sind generell unproblematisch, heißt es beim BVBC.

Das gilt im Besonderen für Zahlungsvorgänge, die über ein Bankkonto geführt wurden. Bekanntlich bestehe dann ein Kontoauszug als Fremdbeleg. Schwieriger sind Barzahlungen. Ersatzbelege für Barzahlungen kann der Zahlende um zusätzliche Nachweise ergänzen, wenn er solche weiteren Belege besitzt.

Fehlt etwa eine Versand-Quittung, kann eine Replika des Briefes ihre Kosten untermauern. Verschiedene Kleinbeträge lassen sich sowieso nur via Eigenbeleg nachweisen. Trinkgelder zum Anlass einer Bewirtung wird ein Firmeninhaber nicht quittiert bekommen. Hierfür benötigen Sie den Bewirtungsbeleg.

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